Rijetko čitam self-help knjige jer autori univerzalnim problemima pristupaju jednostrano, na osnovi ograničenog iskustva, istovremeno tvrdeći da opisuju opći princip. Ipak, ne može se reći da su self-help knjige beskorisne. Ima u njima korisnih informacija, ali za cjelovito razumijevanje nekog problema, trebat će ga sagledati iz više različitih kuteva.
Problem koji me sve više zaokuplja je rastuća kompleksnost svakodnevnice pa me zanimaju ideje koje podržavaju minimalizam, posebno ako daju smjernice za pojednostavljivanje svega, od životnih okolnosti i međusobnih odnosa do postupaka kojima ih sagledavamo i rješavamo. Prvi sistematični korak u tom smjeru učinio sam čitanjem posljednje knjige autora Grega McKeowna, poslovnog stratega, poduzetnika, autora i predavača sa sličnim interesima. Radi se o knjizi Effortless: Make It Easier to Do What Matters Most, objavljenoj prije nekoliko godina.
To je svojevrstan nastavak ili nadopuna uspješnice Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, knjige istog autora koju sam pročitao prije gotovo deset godina. U njoj autor govori o djelovanju na temelju ispravno uspostavljenih prioriteta – usmjeravanje energije na ono najvažnije. Koncentracijom na najvažnije, sugerira autor, djelujemo optimalno jer najbrže postižemo najviše. No, postavlja se pitanje što ako je previše jednako važnih zadataka pa nije moguće prepoznati prioritet i optimalno djelovati – tada je potrebno pronaći način kako zadatke obavljati jednostavnije i efikasnije, uz što manje napora, kako bi izbjegli sagorijevanje (burn-out), tvrdi autor u ovom proširenju.
Knjiga se temelji na snažnom uvjerenju autora da posao koji donosi velike i značajne rezultate ne mora biti proporcionalno naporan. Ovo uvjerenje proizlazi iz dvije povezane ideje. Najprije, svi poslovi se mogu, ma koliko bili složeni, teški i odbojni, učiniti jednostavnijima i lakšima. Osim toga, ulaganje velikog napora i osjećaj golemog postignuća proporcionalnog ulogu nemaju stvarnu osnovu. Pojednostavljeno rečeno, knjiga nas uči da uz promjenu kuta gledanja, načina rada i očekivanih rezultata, svaki ishod možemo postići lakše, kao i da značajni i vrijedni rezultati ne zahtijevaju nužno “krv i znoj”.
Olakšano postizanje rezultata temelji se na tri povezana koncepta. Najprije je nužno promijeniti kut gledanja na vezu djelovanja i ishoda. Potrebno je, naime, razviti uvjerenje da je moguće učinkovito djelovati uz smanjeni napor pa, zbog toga, poslu pristupati opuštenije. Osim pozitivnog stava, neophodno je poznavati i koristiti metode kojima se djelovanje može učiniti manje psihički i fizički iscrpljujućim. Konačno, treba proširiti očekivanja pa težiti univerzalnijim ishodima, jer su takvi rezultati iskoristivi u brojnim sličnim situacijama, a da u njih nije potrebno ulagati novi napor.
Prema autorovom viđenju promjene u načinu razmišljanja, za efikasno djelovanje kjučno je odbaciti predrasude i zauzeti opušteniji stav prema aktivnosti u koju se upuštamo. Prvenstveno je potrebno odustati od vezanja uspjeha uz težak i naporan rad. U pozadini tog uobičajenog stava je ideja da su poslovi teški jer sadrže unutrašnju vrijednost koja se može doseći isključivo proporcionalno velikim angažmanom. Zapravo se radi o tome da su poslovi teški jer ih dobro ne razumijemo i jer ih pogrešno radimo, pa nas zbog toga pretjerano mentalno iscrpljuju. Jasno, ponekad se rezultati mogu i moraju postići natprosječno intenzivnim radom, no to ne znači da je pri tome nužno teško patiti.
Uglavnom, čak i najteži posao ne mora biti neugodan već se može učiniti podnošljivijim i zabavnijim. Kompleksni zadaci koji zahtijevaju mentalni ili fizički napor, na primjer, se mogu vezati uz aktivnosti koje pružaju zadovoljstvo i time cijeli doživljaj učiniti ugodnijim. Sjećam se da sam pročitao kako neki poslovni ljudi monotono i naporno održavanje kondicije hodanjem na traci pretvaraju u pozitivno iskustvo istovremenim slušanjem predavanja ili audio knjiga. Na tom tragu, u svrhu neutraliziranja neugodnih doživljaja, autor sugerira sastavljanje blokova zanimljivih i zabavnih aktivnosti koji se mogu ukomponirati i odvijati istovremeno ili kao dio poslova koji nas mentalno opterećuju i iscrpljuju.
Ipak, još je važnije, sugerira autor knjige, razvijanje i njegovanje kulture zahvalnosti jer se tako doživljaj nezadovoljstva zamjenjuje pozitivnim osjećajem vrijednosti i dobitka. Umjesto zaranjanja u toksične misli zbog onoga što nemamo, bolje je pronaći razloge za zahvalnost na onome što imamo pa time smanjiti unutrašnji otpor prema obavljanju najrazličitijih zadataka, čak i onih najtežih.
Jedna od važnih komponenti koja povećava dojam teškog rada je fizički umor. Iako se nužnost odmaranja čini intuitivna i svima razumljiva, autor naglašava da je stav prema odmoru vrlo često pogrešan. Postoje brojni primjeri profesionalaca i poduzetnika koji odmor doživljavaju kao gubitak vremena pa ga zanemaruju, skraćuju ili čak izbjegavaju. Maksimalna koncentracija na poslovni ili osobni cilj vodi prema uvjerenju da će odmor usporiti radni proces pa će se tako odgoditi dovršenje zadataka. No, znanost tvrdi upravo suprotno i dokazuje da se najbolji rezultati i najveća efikasnost postiže uz uredan i pravilan ritam napora i opuštanja. Najvažniji je, naravno, noćni odmor ali i onaj kratkotrajni dnevni san (nap) donosi brojne koristi. Zbog toga je uvijek, čak i onda kad se to čini nemoguće, potrebno svjesno i s namjerom izdvajati i koristiti vrijeme za odmor.
Diskusiju o važnosti promjene stava prema efikasnom djelovanju i nužnosti opuštenijeg pristupa radu autor zaključuje konstatacijom da takav pristup vodi i prema boljem opažanju. Naime, nije isto gledati i vidjeti, navodi se u knjizi. Sposobnost usmjeravanja pažnje na trenutnu situaciju (mindfulness) omogućuje prepoznavanje važnih informacija i njihovo izdvajanje iz teško sagledivih, promjenjivih i nerazumljivih okolnosti. Osim toga, sabrana prisutnost doprinosi i boljem raspoznavanju međusobnih odnosima, a onda i njihovom daljem razvoju i unaprjeđenju, ponekad i nužnom raskidanju te okončanju. Uglavnom, upozorava autor, sposobnost uspostave fokusirane prisutnosti je tehnika koju treba vježbati ali taj napor je dugoročno vrlo koristan.
Mentalna pripremljenost za djelovanje bez napora je nužna pretpostavka, ali nije dovoljna. Nužno je, također, znati kako poslove učiniti jednostavnijima. Pogrešno vjerovanje da je najbolje zasukati rukave i navaliti na posao najčešće vodi prema lošoj efikasnosti, neproporcionalno teškom napretku i prema izgaranju na poslu (burnout). Bolje je pronaći optimalni odnos uloženog i postignutog, odnosno postići djelovanje koje ne predstavlja napor, a sigurno vodi prema odabranom cilju.
Da bi to bilo moguće, najprije treba jasno definirati kako izgleda željeni rezultat. Ova se uputa čini samorazumljiva, ali iskustvo govori suprotno. Mnogo je češći slučaj da se posao planira ili se u njega ulazi bez konkretne i jasne vizije ishoda. Konkretiziranje rezultata je nužno na svim razinama, ne samo radi jasnog definiranja cilja djelovanja. Korisno je, naime, konkretizirati i dnevne rezultate, sastavljanjem liste realnih i konkretnih dnevnih ciljeva.
Slično je i s početkom projekta pa veliku pomoć pruža konkretiziranje prvog koraka. Iskustvo pokazuje da je nedovoljno jasan početak projekta glavni razlog odugovlačenja i odgađanja. Prva aktivnost mora biti jasna i provediva te mora donijeti stvarni i vidljivi rezultat na putu prema cilju. Izvršenje takve prve aktivnosti, olakšat će i potaknuti sljedeću.
Osim toga, upozorava autor, zadatak u koji se upuštamo treba pojednostaviti i osloboditi svih nepotrebnih aktivnosti. S liste zadataka treba izbaciti sve one koji nisu kritični pa ostaviti samo one koji su neophodni da bi opstala osnovna ciljna funkcionalnost.
Tu je funkcionalnost potrebno uspostaviti što prije, ne pokušavajući postići savršeni ishod. Uspostavljenu osnovnu funkcionalnost je potrebno izložiti provjeri, nadajući se da će se bitne greške i propusti pojaviti u što ranijim fazama djelovanja. Vrlo je neefikasno bitne propuste ustanoviti kasno, nakon što su aktivnosti odmakle i nakon što je u njihovo fino usklađivanje uloženo dragocjeno vrijeme i značajna energija.
Konačno, naglašava autor knjige, praksa pokazuje da je kroz aktivnosti znatno efikasnije napredovati kontroliranim tempom, krećući se sigurnim koracima prema jasnom cilju, nego stalno mijenjati tempo ili mijenjati i prilagođavati očekivani rezultat. Postoji sintagma koja se pokazala istinitom: “Polako ide glatko, a glatko je brzo.” Taj navod znači da je potrebno pronaći optimalnu brzinu djelovanja – onu koja osigurava sigurne pomake prema cilju i koju možemo održati i u kriznim trenucima, te koju nećemo imati potrebu nadmašiti čak i onda kad bi mogli djelovati brže.
Uspostava mentalnog stanja, kao i razvoj alata za djelovanje uz minimum napora su preduvjeti postizanja efikasnih rezultata koji nastupaju bez osjećaja muke, iscrpljivanja i preopterećenja. No, to nije kraj ublažavanju radnog napora. Dodatni doprinos se postiže razradom i automatizacijom primjenjenih postupaka. To znači da za znatno bolji rezultat nije nužno uložiti proporcionalno više truda. Naime, uobičajeno razmišljanje slijedi ideju da rezultati ne mogu premašiti razinu uloženog napora – što ne odgovara istini. Moguće je, objašnjava autor, raditi tako da jednom uloženi napor donosi ponavljajuće rezultate i time omogućuje dugoročnu uštedu u vremenu i naporu.
Taj se pristup temelji na nekoliko koncepata. Najprije, potrebno je dobro razumjeti posao i zadatke kojima se bavimo. Da bi to mogli, treba problem dobro sagledati i o njemu što više naučiti da bi mogli prepoznati principe koji se nalaze u njegovoj osnovi. Razumijevanje principa omogućuje razradu kritičnih aktivnosti koje ćemo moći iskoristiti u ovom, ali i svim sličnim slučajevima. Osim toga, dodatnu efikasnost postižemo korištenjem saznanja drugih. Velika ušteda i viša razina univerzalnosti se postiže kombiniranjem znanja i iskustava onih koji su takav ili sličan problem već riješili. Osim efikasnosti u rješavanju poznatih problema i obavljanju rutinskih poslova, iskustva drugih nadopunjena razumijevanjem principa koji se nalaze u osnovi zadataka kojima se bavimo omogućuju efikasnost djelovanja i u novim te nepredviđenim okolnostima.
Efikasnost djelovanja se može manifestirati u novom i jednostavnijem procesu rada na problemu, ali i u obliku automatizacije dijela ili cijelog postupka. Automatizacija se najčešće manifesstira u obliku rasterećenja kognitivnog opterećenja razradom slijeda zadataka do razine liste za provjeru (checklist). Brojni su primjeri poslovne prakse u kojoj je uvođenje lista za provjeru doprinijelo efikasnosti i sigurnosti procedure, uz istovremeno smanjenje opterećenja na djelatnike. Primjeri se mogu pronaći u pilotskim listama za provjeru postupaka kod polijetanja ili slijetanja, u vođenju razgovora agenata za podršku korisnicima, u postupcima odobravanja medicinskih zahvata pa sve do liste zadataka pri organizaciji različitih događaja, poput rođendana ili vjenčanja.
Posebno je interesantna teza autora o povjerenju kao izrazito moćnom alatu za pojednostavljenje i najsloženijih zadataka i postupaka. Prema toj ideji se uspostavljeno povjerenje unutar poslovne organizacije ili dijela društva manifestira kao jednostavnije djelovanje, odnosno postizanje efekata uz značajno smanjeni napor. U okruženju povjerenja prestaje potreba za provjeravanjem i osiguravanjem dogovora i njihovog izvršenja. U takvoj atmosferi se komunikacija odvija jednostavno i bez napora, a rezultati su pouzdaniji i primjenjiviji od onih usko ograničenih pravnom regulacijom i stalnom kontrolom.
Greg McKeown knjigu završava prijedlogom koji često čujemo, ali smo ga skloni zanemariti. Radi se o ideji sažetoj u sintagmi: bolje spriječiti nego liječiti. U interpretaciji autora knjige taj savjet glasi – najbolje je problem riješiti prije nego nastupi. Ne radi se samo o sprječavanju izravnih posljedica nepovoljnih okolnosti, već i o akumulaciji negativnih efekata koji slijede. Čest je slučaj da je ispravljanje uočene negativne okolnosti skuplje od toleriranja izravnog efekta, ali ako se radi o ponavljajućem procesu – onda je akumulirana negativna posljedica daleko veći problem nego ga neposredno doživljavamo. Dodatno, nastavlja autor, potrebno je pronaći osnovni uzrok problema ili smetnje koju neposredno uočavamo – jer će rješavanjem osnovnog uzroka prestati lančana reakcija negativnih posljedica na svim višim razinama – a ne samo onih koju smo neposredno opaziti.
Principi olakšavanja djelovanja koje sugerira Greg McKeown nisu ograničen na posao i poslovnu aktivnost, već su općenito primjenjivi. Olakšati posao ne znači raditi više, nego znači raditi efikasnije pa s manje napora rješavati i najsloženije zadatke. Nekad se poslovi moraju obaviti i nemamo privilegiju od njih odustati, kao što je autor objasnio na primjenu iznenadne neurološke bolesti svoje kćeri. U tom i takvim slučajevima je nužno reorganizirati sve aktivnosti, pojednostaviti ih te ih obavljati opuštenije, istovremeno garantirajući održivost te zadržavajući ili čak povećavajući vrijednost rezultata i kvalitetu života.
Greg McKeown je stekao zvanje magistra poslovne administracije (MBA) na poslovnoj školi u Stanfordu, nakon što je diplomirao komunikacije i novinarstvo na sveučilištu Brigham Young.
Osnivač je i izvršni direktor McKeown, Inc., agencije za strateško planiranje i razvoj vještina vođenja, sa sjedištem u Kaliforniji. Prema pisanju New Yorker magazina, okosnica njegovog interesa je minimalizam u poslovanju. Svjetski ekonomski forum je Grega McKeowna prepoznao i 2012. godine uvrstio u članstvo Foruma mladih svjetskih lidera (Young Global Leaders).
Više o Gregu McKeown-u se može pronaći na Wikipediji i na njegovim osobnim web stranicama.
